KSeF 2026 – kto musi korzystać z KSeF i od kiedy? Najważniejsze zasady dla przedsiębiorców

KSeF 2026 – co przedsiębiorca powinien wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się w 2026 roku jednym z najważniejszych obowiązków dla przedsiębiorców w Polsce. Nowe zasady dotyczą nie tylko dużych spółek, ale również małych firm, jednoosobowych działalności gospodarczych oraz podatników zwolnionych z VAT.

Warto wiedzieć, od kiedy należy wystawiać faktury w KSeF, kogo dotyczą nowe obowiązki oraz jak przygotować firmę do prawidłowej obsługi faktur.

Kiedy KSeF stał się obowiązkowy?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur poprzez KSeF objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników korzystających z przewidzianego przepisami okresu przejściowego.

Do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorca może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł.

Jeżeli limit zostanie przekroczony, obowiązek korzystania z KSeF powstaje już od faktury, którą przekroczono limit.

Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również tę najmniejszą grupę przedsiębiorców.

Odbieranie faktur w KSeF

Należy pamiętać o ważnej różnicy pomiędzy wystawianiem a odbieraniem faktur.

Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nawet przedsiębiorca korzystający jeszcze z okresu przejściowego dotyczącego wystawiania własnych faktur powinien być przygotowany do odbierania dokumentów poprzez KSeF.

Czy KSeF dotyczy przedsiębiorców zwolnionych z VAT?

Tak. Obowiązek KSeF nie jest ograniczony wyłącznie do czynnych podatników VAT.

W praktyce oznacza to, że również przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT powinni sprawdzić, od kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy ich działalności.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Przedsiębiorca powinien przede wszystkim:

• sprawdzić, czy jest już objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF,
• zapewnić sobie dostęp do systemu,
• prawidłowo nadać uprawnienia osobom lub biuru rachunkowemu obsługującemu firmę,
• upewnić się, że używany program księgowy jest przygotowany do współpracy z KSeF,
• ustalić sposób odbierania i księgowania faktur zakupowych,
• przeszkolić osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur.

Czy biuro rachunkowe może obsługiwać KSeF?

Tak. Przedsiębiorca może nadać odpowiednie uprawnienia m.in. biuru rachunkowemu, które prowadzi jego księgowość.

Dzięki temu obsługa KSeF może zostać połączona z bieżącą księgowością firmy, rozliczeniami VAT oraz kontrolą dokumentów księgowych.

KSeF a błędy w 2026 roku

Rok 2026 jest okresem przejściowym. Sankcje pieniężne związane z naruszeniem określonych obowiązków dotyczących wystawiania faktur w KSeF mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy powinni odkładać wdrożenie systemu. Warto wykorzystać okres przejściowy na uporządkowanie procedur i prawidłowe przygotowanie firmy.

Potrzebujesz pomocy z KSeF lub księgowością firmy?

Finanse Plus zapewnia kompleksową obsługę księgową przedsiębiorców, jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek.

Pomagamy m.in. w bieżącej księgowości, rozliczeniach podatkowych, VAT oraz obsłudze obowiązków związanych z KSeF.

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz mieć pewność, że Twoja księgowość jest prowadzona prawidłowo, skontaktuj się z nami.

FINANSE PLUS
Księgowość i obsługa przedsiębiorców
Warszawa i okolice – obsługa również online.